ЕТИЧЕН КОДЕКС

ЕТИЧЕН КОДЕКС

Почтеност в Дружеството – Почтеност в общността

I. Общи положения

Етичен кодекс са правила за поведение, които следват общоприетите и човешки и бизнес морални норми за поведение.

Почтеността и етичното поведение са продукт на етичните и поведенчески стандарти на Неохим АД, на начина, по който те са комуникирани, както и на начина, по който те се утвърждават на практика. Налагането на почтеността и етичните ценности включва действия на ръководството за елиминиране или смекчаване на стимулите, които биха могли да подтикнат персонала да се ангажира в непочтени, незаконни или неетични действия.

Политиката на управление на Неохим АД е насочена към: осъзнато високо качество на дейността на всеки, за пълно удовлетворяване изискванията на клиентите с качествено произведена продукция и други услуги, при осигурени безопасни и здравословни условия на труд и опазване на околната среда.

В този смисъл, с настоящия Етичен кодекс, Ръководството на Неохим  АД цели да подпомогне провежданата активна политика в следните направления:

1.Осигуряване приоритет на качеството в дейността на всички звена на Дружеството и поставяне качеството на доставяните и продавани продукти и извършваните услуги в основата на всички пазарни и функционални стратегии и планове.

2. Формиране на нов начин на мислене и адекватни действия от всеки член на Дружеството, което да мотивира всеки за лично и колективно поддържане и повишаване на качеството на извършваните дейности и резултатите от тях във всички звена на Дружеството, като ефективно и ефикасно се използват наличните материални, човешки и финансови ресурси, съобразно нуждите и потребностите на клиентите.

3. Непрекъснато задоволяване очакванията на клиентите, чрез подобряване качеството на продукцията и услугите, както и намаляване на тяхната себестойност, на базата на подходящи мерки за подобрение.

4. Събиране на информация от клиентите за качеството на продуктите и услугите и оценка доколко то се доближава до техните потребности и очаквания.

5. Непрекъснато повишаване квалификацията и мотивацията на персонала за висококачествен труд.

6. Периодичен анализ и оценка на постигнатите резултати от дейността във всички звена на Дружеството, както и търсене на персонална отговорност.

7. Непрекъснато поддържане в изправност на производственото, комуникационното и компютърно оборудване на Неохим АД и усъвършенстване на управленческите процеси.

8. Спазване на правилата за здравословни и безопасни условия на труд, на санитарно хигиенните и екологични норми, съгласно националните и международните стандарти.

9. Ефективно управление на рисковете за здравето и безопасността, намаляване до минимум на рисковете за персонала и други заинтересовани страни, предотвратяване на замърсяванията на околната среда и предотвратяване на заболяванията и нараняванията на работниците и служителите.

10. Периодичен анализ на националните и международни нормативни документи и всички други документи, които Дружеството е приело да спазва.

11. Неохим АД да се утвърди като предпочитан партньор на вътрешния и външния пазар.

II. Основни принципи и ценности на Дружеството

1.Професионализъм, законност и равнопоставеност

   .  Дружеството осъществява своята дейност в съответствие с действащото законодателство на Република България, професионалната етика и своите вътрешни правила и разпоредби. Преследването целите на Дружеството не може да бъде в разрез с принципите на честност и коректност. Всеки служител е отговорен за изпълнението на своите задължения. При забелязване на грешки, пропуски и недостатъци е длъжен да ги отстрани, ако са в пълномощията му или незабавно да уведоми прекия си ръководител за предприемане на съответните мерки;

   .  Дружеството спазва трудовото законодателство, нормите за здравословни и безопасни условия на труд, съблюдаването и спазването на законите, регулиращи извършваната дейност, както и приетите вътрешни правила;

   .  Отхвърлят се всякакви форми на облаги и подаръци за служителите в контекста на опит за влияние върху независимата преценка и стриктното изпълнение на служебните им задължения или с цел подтикване към действия, противоречащи на фирмените интереси;

   .  В основата на качественото и надеждно изпълнение на задълженията във всяка област е наличието на необходимата трудова квалификация и усъвършенстване. Осъзнавайки това Дружеството се ангажира да осигурява развитие на човешките ресурси чрез повишаване на квалификацията и образованието и участие в професионални семинари и обучения;

   .  По отношение на всички вътрешно и външно фирмени взаимоотношения се избягва всякакъв вид дискриминация, основана на възраст, расов и етнически произход, националност, политически убеждения, религия, пол, сексуална ориентация, здравословно състояние.

2. Поведение, недопускащо прояви на корупция

.  Основно изискване е задължението на всички наши служители, на всички нива, да се придържат към принципите за коректност и морал, точното спазване на законите на РБ, както в контактите си с клиенти и партньори, така и с всички институции в страната при личните си служебни взаимоотношения;

   .  Служителите на Неохим АД не се възползват от правомощията и служебното си положение с цел лично облагодетелстване или с друга користна цел;

   .  Служителите на Неохим АД не допускат да бъдат поставени във финансова или друга зависимост по отношение на трети лица, които могат да повлияят на изпълнението на служебните им задължения или да нарушат професионалния им подход по определени въпроси;

   . Служителите на Неохим АД, на които станат известни факти и обстоятелства за възникнал конфликт на интереси, уведомяват съответните си преки ръководители.

3. Конфиденциалност и конкуренция

   .  Дружеството гарантира конфиденциалността при използването и съхранението на предоставената лична информация съгласно Закона за защита на личните данни. На служителите е забранено да използват информацията за цели, които не са свързани с изпълнението на служебните им задължения;

   . В Дружеството се спазва пълна конфиденциалност по отношение на фирмената и всяка информация, която представлява заплаха за интересите на Дружеството, неговата конкурентоспособност или би уронила престижа му. Изисква се от служителите да не изнасят, споделят или разгласяват подобна информация, както и каквато и да е техническа такава – разходи и/или придобиване на активи, ценообразуване, маркетингови стратегии и други;

   .  За всяка конфиденциална фирмена информация се гарантира, че ще достигне само до заинтересованите лица и субекти, а също така и това, че нейното разпространение е свързано само с целите на Дружеството;

   .  Дружеството е за лоялна и законна конкуренция и очаква от служителите си почтеност и коректност в отношенията с партньорите и конкурентите;

   .  Не се допуска използването на информация, придобита по неофициални пътища, в контекста на честна и лоялна конкуренция при продажби и комуникация на цени.

4. Здравеопазване и околна среда

   .  Дружеството носи отговорност за здравето и доброто състояние на всички служители и осигурява безопасни условия на труд, зачитане на личното достойнство. Съблюдават се законите, регулиращи извършваната от Дружеството дейност, както и приетите вътрешни правила и норми;

   .  Главен ангажимент е също опазването на околната среда като първостепенна цел. Всички решения и дейности се съобразяват с изискванията за опазване на околната среда, не само на действащото законодателство, но и с последните тенденции в научните изследвания и най-добрите практики в тази област.

III. Прозрачна финансова отчетност – комуникиране и налагане на почтеност и етични ценности

Ефективността на контролите не може да надскочи почтеността и етичните ценности на хората, които ги създават, администрират и наблюдават. Почтеността и етичното поведение са продукт на етичните и поведенчески стандарти на Дружеството, на начина, по който те са комуникирани, както и на начина, по който те се утвърждават на практика. Налагането на почтеността и етичните ценности включва действия на финансовото ръководство за елиминиране или смекчаване на стимулите или изкушенията, които биха могли да подтикнат персонала да се ангажира в непочтени, незаконни или неетични действия във връзка с финансовата отчетност и опазването на активите на Дружеството.

Етичните принципи, които следва да се спазват от всички лица, ангажирани пряко или косвено в процесите на финансовото отчитане, включително изготвянето и приемането на приблизителните оценки са следните:

   .  обективност;

   .  безпристрастност;

   .  независимост;

   . консервативност;

   .  прозрачност;

   .  методологическа обоснованост;

   .  последователност;

   .  използване на независими експерти.

Тези принципи се прилагат на всички етапи на финансовото отчитане: при избор на счетоводна политика; при прилагане на счетоводната политика на ниво текущо счетоводно отчитане и документооборот; при счетоводно приключване и изпълнение на всички специфични за приключването действия и отчетни операции; при изготвянето и прилагането на приблизителните счетоводни оценки; при изготвянето на публичните финансови отчети и вземането на решения във връзка с тяхното съставяне, особено по отношение на достоверното представяне, цялостната структура и съдържание на отчетите особено относно оповестяванията.

1. Текущо счетоводно отчитане и документооборот

Текущото счетоводно отчитане се организира по реда на Закона за счетоводството и се извършва по способа на двустранното счетоводно записване. Дружеството осъществява текущото счетоводно отчитане на всички стопански операции, които водят до изменение на имущественото и финансовото състояние, финансовите резултати от дейността, паричните потоци и собствения капитал в хронологичен ред на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти. Това гарантира точността и прозрачността на всички финансови отчети, като се спазват горецитираните принципи.

   .  Всички операции са подкрепени от точни първични документи. Първичните документи се съхраняват за целите на финансови проверки и одити;

   .  Не се фалшифицират документи и не се нарушава и прикрива истинската същност на сделката;

   .  Подписват се само онези документи, за които се смята, че са точни и достоверни;

   .  Сделките се осчетоводяват и класифицират в отчетния период, за който се отнасят;

   .  Не се допуска забавяне или предварително плащане на фактури с цел постигане на цели в бюджета и финансовия резултат;

   .  Проследяват се всички доклади на регулаторните органи дали са пълни, справедливи, точни, навременни и разбираеми;

   .  Осигурява се пълно разкриване на, и изцяло сътрудничество с вътрешно-финансовия контрол на Дружеството;

   .  Не се допуска умишлено надценяване или подценяване на активите при изготвянето на финансовите отчети – индивидуални и консолидирани;

.  Активите на Дружеството се използват само за законни бизнес цели и са предназначени за употреба в дейността, а не за лични такива. Политиката на Дружеството разрешава допълнителна лична употреба на някои от активите като леки автомобили. Ползването на активите е както е предвидено.

2. Финансови отчети – междинни и годишни; индивидуални и консолидирани

   .  Финансовите отчети са прозрачни и публични. Представят се пред Комисията по финансов надзор, Българска фондова борса, Търговски регистър и на интернет страницата на Неохим АД;

   .  Ръководството на Дружеството декларира, че финансовите отчети се съставят съгласно приложимите счетоводни стандарти и отразяват вярно и честно информацията за активите и пасивите, финансовото състояние и печалбата или загубата на Дружеството;

   .  Ръководството на Дружеството декларира, че Доклада за дейността съдържа достоверен преглед на информацията съгласно изискванията на Закона за счетоводството и Закона за публичното предлагане на ценни книжа;

IV. Норми на общуване и поведение

1.С клиенти

   .  В основата на всички договорни отношения и връзки с клиентите на Неохим АД са заложени принципите на коректност, професионализъм и най-висока степен на сътрудничество. Сред основните отговорности на персонала са проучване и осигуряване на удовлетворението на клиента, както и постоянно подобрение на дейността в продажбите;

   .  Придавайки първостепенна важност на спазването на стандартите за високо качество по отношение на продаваните продукти, Дружеството отхвърля всякакви действия, насочени към забавяне на процесите.

2. С договорни партньори и доставчици

   .  Сътрудничеството с договорни партньори е неразривна част от ежедневните дейности на Неохим АД. По тази причина от особено значение са принципите на безпристрастност и взаимно уважение при контактуването с тях, даването на ясни указания по отношение на поставените задачи и заплащане на дължимите суми;

   .  Изборът на сътрудници и доставчици трябва да се основава на ясни и не дискриминиращи процедури. Дружеството се позовава единствено на критерии, базирани на конкурентоспособността и качеството на предлаганите от потенциалните партньори продукти и услуги, както и на съобразяването им с етичните норми, изложени в настоящия кодекс.

3. С държавни, общински, обществени институции, банки, медии и други външни комуникации

   .  Всички връзки между Дружеството и държавни, общински, обществени институции и банки се основават на принципите на коректност, прозрачност, сътрудничество и ненамеса, както и върху пълното уважение към ролята, която изпълнява всеки отделен субект. Всяко поведение, което би могло да се интерпретира като подмолно или в ущърб на горепосочените принципи, се счита за недопустимо;

   .  Дружеството не подкрепя каквито и да е мероприятия или инициативи, които имат изцяло или преобладаващо политическа цел;

   .  Оценява се основната роля на медиите за осведомяване на обществото и в частност – клиентите;

   .  Подпомагането на институции, училища, болници и други организации е морално задължение на Дружеството и израз на социална съпричастност. В тази връзка се предоставя компютърна техника и инвентар.

4. Вътрешно фирмена комуникация

4.1 Лични отговорности и задължения

   .  Личното поведение на всеки служител е ключов фактор за успешното развитие на Дружеството и постигането на поставените цели;

   .  Работниците/ служителите трябва да избягват всяко действие, което би уронило престижа и репутацията на Неохим АД;

   .  В отношенията си работещите трябва да се подчиняват на интересите на Дружеството, прилагайки установените правила за позитивно отношение, зачитане честта и достойнството на другия;

   .  В общуването помежду си служителите са равнопоставени. Отношенията между тях се основават на доверие, толерантност, етичност и взаимопомощ. Лични разногласия не са предмет на публична полемика. Спорове, критики и несъгласия се решават с цивилизовани методи в открито общуване ;

   .  За недостойни се приемат личните намеци и недружелюбното поведение. Неетично и не приемливо е подаването на неоснователни жалби и изнасянето на оклеветяващи твърдения за работещи в Дружеството. Всякакви публични изявления трябва да са насочени към обективност и истина;

   .  Не се допуска поведение, което накърнява личното достойнство и чест на всеки един работещ;

   .  При изпълнение на служебните задължения трябва да се спазва йерархията, стремеж към обективност и безпристрастност, поемане на отговорност за действията и активно участие в решаване проблемите на Дружеството;

   .  В интерес на добросъвестното изпълнение на служебните задължения и спазване на етиката е наличието на предпочитан стил на обличане. За такъв се приема официално деловият и спортно елегантният. За всички служители, чиято служебна дейност налага наличието на работно облекло, се подсигурява такова от Дружеството;

   .  Комуникацията и обменът на информация в Дружеството са изградени на базата на реда за протичане на всеки процес, отговорностите и правомощията, съответстващи на функционалните и йерархични равнища, както и чрез регламентираните с вътрешни актове и сертификати работни процедури. Вътрешната комуникация е с преобладаваща устна форма и писмена по електронна поща.

4.2. Ангажираност на Ръководството

   .  Ръководството се ангажира да прилага в най-висока степен настоящите споделени общо фирмени ценности в условията на прозрачност, диалог и свободна обмяна на мнения, идеи и предложения, в съответствие с изискванията за добър работник, специалист и мениджър;

   .  Гарантира спазването на законовите и други регулаторни изисквания, отнасящи се до дейността на Дружеството. Създава условия за осигуряване на информация за настъпващите изменения и допълнения в действащите национални и международни нормативни документи, стандарти, директиви и др. Директорите на дирекции информират длъжностните лица относно тези изменения;

   .  Гарантирано е съблюдаването на всички човешки права и свободи на личността, като не се толерират по никакъв начин всички форми на безотговорност, двуличие, завист, клюкарство, лъжа, подлост и небрежност. Ръководството категорично се противопоставя на всяка злоупотреба с власт или друго действие, насочено срещу накърняване достойнството на личността и нейното душевно и физическо здраве;

   .  Дружеството предприема всички необходими действия за осигуряване на най-високи стандарти за качество, безопасност и здраве при работа, опазване на околната среда, развитие на човешките ресурси и прозрачно сътрудничество с всички заинтересовани страни вътре и извън Дружеството;

   .  Всеки член на персонала трябва да бъде нает на трудов договор. Не трябва да бъдат толерирани никакви форми на експлоатация. Професионалните качества на кандидати за работа трябва да се оценяват единствено въз основа на преследването на интересите на Дружеството. Отхвърля се всяка форма на дискриминация при избора, ръководството или кариерното развитие на служителите. През цялото време докато работят в Дружеството, служителите трябва да получават ясни указания, които подпомагат тяхната работа и им позволяват да я вършат качествено;

   .  С цел да се гарантира високата степен на професионализъм, Дружеството трябва да повишава квалификацията на своите служители, предоставяйки им възможност да повишат квалификацията и образованието си, да участват в курсове за обучение и професионални семинари, като и само организира провеждането на такива;

   .  В случай на реорганизация се защитава ценността на всеки един служител, като при нужда се предприемат мерки за обучение и професионална преквалификация;

   .  Съвещанията, оперативките, инструктивните срещи и други са необходими елементи за осъществяването на ефективна вътрешно фирмена комуникация, което е от съществено значение за Ръководството. Ето защо е задължително спазването на установен ред: своевременно оповестяване за срещите, точно определяне целите на събирането, настройването на беззвучен режим на мобилните телефони, както и избягването на закъснения като проява на неуважение към колегите.

V. Вътрешни актове и стандарти

1. Интегрирана система за управление

   .  С цел да докаже способността на Дружеството да предоставя на своите клиенти продукти и услуги, съответстващи на техните изисквания, в Дружеството са разработени и внедрени Интегрирани системи за управление, в съответствие с изискванията на международните стандарти/ спецификации: Система за управление на качеството ISO 9001:2008, Система за управление на околната среда ISO 14001:2015 и Система за здравословни и безопасни условия на труд BS OHSAS 18001:2007;

   .  Изпълнителният директор делегира права за постигане на целите на ръководния персонал. Той очаква и ще изисква от всички служители лично участие за постигането на тези цели, с което непрекъснато да се подобрява ефективността от Интегрираните системи за управление. Ефикасността на прилаганата система се оценява в доклад, който е елемент от входните данни за прегледа на ръководството. Всеки служител е отговорен за изпълнението на своите задължения. При забелязване на грешки, пропуски и недостатъци е длъжен да ги отстрани, ако са в пълномощията му или незабавно да уведоми прекия си ръководител за предприемане на съответните мерки;

   . В подкрепа на прилагане на Интегрирана система за управление е „Декларация от Ръководството на “НЕОХИМ” АД за политика по качеството, околната среда, здравето и безопасността при работа“, която е публикувана на интернет страницата на Дружеството: www.neochim.bg

2. Стандартизационно обслужване

   . Фирмена стандартизация

–              Информационно обслужване и осигуряване със стандарти и стандартизационни документи на структурните звена от Дружеството;

–              Осигуряване на информация за актуално състояние на наличните стандартизационни документи в Дружеството;

–              Разработване, внедряване и спазването на фирмените стандарти (технически спецификации);

–              Поддържане на актуално състояние на продуктовите спецификации на продукти от продуктовата листа на фирмата.

   .  Участие в работата на националната стандартизация

–              участие в работна група на ТК 63 „Минерални торове и подобрители на почвите”. Разглеждане и приемане на стандарти в областта на минералните торове, на европейската организация по стандартизация (СЕN)  като български;

–              участие като членове на БИС/ТК 63 със статут на активно участие при гласуване за приемане на проекти на европейски стандарти – изпратени становища по  проекти.

VI. Прилагане на Етичния кодекс

1.Приемане и разпространение

Етичният кодекс е създаден и одобрен от Ръководството на Дружеството, така както трябва да бъдат и всички бъдещи изменения в него. Всеки член на персонала и новоназначен служител трябва да бъде запознат. Той трябва да бъде публикуван и подходящо представен на интернет страницата:  www.neochim.bg

Комуникацията на политиката за почтеност и етични ценности на Дружеството може да включва комуникация на поведенчески стандарти за персонала чрез изявления за политиката и кодекса за поведение.

За да бъде една съвместна дейност успешна и ефективна, е необходимо да бъдат съблюдавани единни правила на поведение и норми на взаимодействие. Те почиват на основните ценности на Дружеството и дори да изглеждат като разбираща се от само себе си истина, именно такива действия очаква фирмата от своите служители и сътрудници.

2. Нарушения 

Нормите на настоящия Етичен кодекс се прилагат доколкото не противоречат на Кодекса на труда и останалото действащо законодателство.

При нарушаване на принципите на етичния кодекс, Ръководството трябва да предприеме дисциплинарни мерки срещу отговорните за нарушенията лица, с цел защита на фирмените интереси. При най-сериозните нарушения, въпросните мерки могат да включат и изгонване на провинилите се от дружеството.

Информация за действителни и предполагаеми нарушения трябва да бъде представяна на Ръководството в писмена и неанонимна форма, за да бъде анализирана, съгласно действащото законодателство.